In Corona-Zeiten stehen Kommunen vor der Herkulesaufgabe, ganz neue Felder (Impfzentren, -abläufe, Terminierungen ...) zu entwickeln und trotzdem alle anderen (Routine-)Aufgaben weiter zu bedienen. Die Bereitschaft und selbst Manpower zur Unterstützung ist oft vorhanden, aber auch das muss erst einmal organisiert werden. Wie ist das zu schaffen?
Situation
Tausende Anrufer wollen Impftermine. Es werden dringend Menschen gebraucht, die Anrufe entgegennehmen und das Szenario koordinieren.
Szenario a.
Viele Freiwillige haben sich bereits schriftlich, per E-Mail und online beworben. Der Planungsaufwand ist riesig und die zur Abarbeitung zuständigen Mitarbeiter haben durch Überbelastung, Home-Office und neuen Anforderungen keine freien Kapazitäten mehr. Manche Kollegen sind in anderen "brennenden" Bereichen eingesetzt. Dabei stellen sich die Fragen ...
- Wer bearbeitet die bereits vorliegenden Bewerbungen?
- Welche*r Kandidat*in ist geeignet ((Vor)Sortierung)?
- Wer kümmert sich um Zusagen, Absagen und Zwischenstandsmeldungen?
- Wie gelingen die (Online-)Vorstellungsgespräche ohne technische Probleme und ohne Zeitverlust?
Szenario b.
Es gibt immer noch zu wenige Fachkräfte und freiwillige Unterstützer. Der Bedarf ist riesig!
- Wie können sofort mehr Fachkräfte und Freiwillige angesprochen und angeworben werden?
- Wer führt die notwendigen Prozesse professionell aus?
Lösung
Dafür braucht es ein fähiges Team mit einem Plan, um diese Routineaufgaben zu übernehmen. Erforderliche IT-Systeme werden mitgebracht und kompetent eingesetzt, Kommunen eigene Systeme fachgerecht über einen einzurichtenden Fernzugang bedient.
Ein Expertenteam übernimmt das Bewerbungsmanagement, überführt sämtliche Bewerbungen in ein IT-System, standardisiert die Unterlagen in jeweils ein PDF-Dokument, um Entscheidern den einfachen Online-Zugriff 24/7 selbst aus dem Home-Office zu ermöglichen. Nach Absprache werden Bewerbungen gemäß Eignung (vor)sortiert und die gesamte Korrespondenz (Eingangs-, Zwischen- und Absagebescheide) mit den Beteiligten erledigt. Vorstellungsgespräche werden terminiert, die Einladungen verschickt und alle Beteiligten in die Technik eingewiesen und zu Terminbeginn koordiniert (s. HR-MeetingPoint). So werden ärgerliche Verzögerungen und technische Pannen vermieden.
Wo notwendig, werden intelligente Stellenanzeigen entworfen und verbreitet, um weitere Fach- und Freiwilligenkräfte anzusprechen.
Damit wird die Bearbeitung der Routineaufgaben zur Gewinnung und Bearbeitung von Bewerbungen qualitativ hochwertig sicherstellt, zeitnah und DS-GVO konform abgebildet.
Quintessenz
Kommunen mit Bedarf sollten handeln, jetzt!
Auch wenn der Kopf voll ist, die Überbelastung Spuren hinterlassen hat. Es ist wichtig, das der Hebel kurzfristig umgelegt und Routineaufgaben verlagert werden; besser heute als morgen. Ein Profiteam übernimmt innerhalb von Stunden die Routineaufgaben und schaufelt spürbar Zeit frei, die dringend für höherwertige Themen benötigt wird.
Unter https://www.smart-city-recruitment.de/ finden Sie weitere Anregungen und Hintergrundinfos mit Handlungsempfehlungen für Kommunen.
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