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Was kostet Recruiting?

Mit welchen Kosten man bei einer Neueinstellung eigentlich rechnen muss, ist oft unklar. Doch aufgepasst: Das liegt nicht nur daran, dass Recruiter sich üblicherweise nicht in die Karten schauen lassen möchten! Wir wollen aus der Sicht eines RPO Recruitment Process Outsourcing Partners mit dieser Analyse Transparenz schaffen.

Selbst Personaler in Unternehmen können (oder wollen) häufig keine konkreten Angaben dazu machen, was die Besetzung einer Stelle, eine Kampagne oder das Gesamtrecruitment im Unternehmen kostet.

Wenn diese Daten nicht akribisch erarbeitet werden, basieren alle weiteren Aufwandsannahmen auf Schätzungen. Das ist eine denkbar schlechte Voraussetzung, um Fortschritte und Verbesserungen, die Wirksamkeit des Gesamtrecruitments oder auch nur einzelner Aktionen oder Tools zu messen.

Es kommt darauf an,  ...

... was alles dazugezählt und welcher Aufwand außen vor gelassen wird. Häufig unberücksichtigt bleiben die eingesetzten Arbeitszeiten, um alle Prozesse zu bedienen. Diese reichen von der Bedarfsfeststellung, der Formulierung der Anforderung bis zur Einstellung der Kandidaten. Dazwischen gibt es z.B. noch Stellenanzeigen, die layoutet, abgestimmt und verbreitet werden müssen, Anrufe von Bewerbern, die wissen wollen, ob die Stellen noch offen sind, die Sichtung und Bewertung der Unterlagen, Interviews, Auswahl und vieles mehr.

Eine objektive Analyse bedarf vorab einer Definition der Parameter

Alle nachstehend aufgeführte Positionen erfordern Zeiteinsatz ausgebildeter Fachleute und/oder Mittel der jeweiligen Fachgebiete (HR, IT, Marketing, ...). Das ist unabhängig davon, ob interne (Angestellte) oder externe Fachkräfte (Headhunter, RPO-Partner, ...) ihre Arbeitszeit erbringen.


Kosten- und qualitätsrelevante Aufwände, ...

... die in der nachfolgenen Aufstellung zu 100% berücksichtigt und entsprechend berechnet wurden.

  1. Betrieb, Anpassung (Customizing) eines Bewerbungsmanagementsystems mit 24/7 Zugriff für Bewerber, Entscheider, Bearbeiter
  2. Schutz des Unternehmens vor Computerviren, die in Bewerbungs-E-Mails eingebettet sind
  3. Abbildung / Nachweis sämtlicher Anforderungen gem. §28 EU-DSGVO
  4. Definition von Besetzungsprojekten in einem Bewerbungsmanagementsystem und Rechtevergabe
  5. Formulierung und Design von Stellenanzeigen
  6. Verbreitung der Stellenanzeigen auf On- und Offlinemärkten incl. Schaltungskosten, auch "Premium"-Stellenbörsen
  7. Annahme der Bewerbungen, Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Std.
  8. Standardisierung der Bewerbung nach Kundenvorgabe (ein einzelnes PDF, alt. spezifische Angaben)
  9. Betrieb einer Bewerber-Hotline
  10. Laufende Kommunikation mit Bewerbern wie Annahmebescheide, Rückfragen, Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen
  11. Koordination / Moderation der am Projekt beteiligten, innerbetrieblichen Entscheider
  12. ActiveSourcing Maßnahmen zur Eskalation
  13. Ggf. Koordination / Einbindung dritter Dienstleister für ACs, Grafiker, Texter, Interviewer
  14. Projektbegleitende Beratung und ggf. Eskalationen
  15. Anpassung des Systems und Wartung
  16. Auslagen, Koordination der Reisekosten der Bewerber
  17. Umfassendes Reporting / Erarbeitung zahlreicher KPIs

Nicht betrachtet werden in dieser Analyse

  • Kosten der Interviewer im Unternehmen (Zeitaufwand der Angestellten der auftraggebenden Unternehmen),
  • interner zeitlicher Aufwand für z.B. Betriebsrundgänge mit Bewerbern
  • zeitlicher und ggf. monetärer Aufwand für Vertragserarbeitung,

weil sich diese Positionen unserer Kenntnis entziehen.

Recruitingkosten nach Berufsgruppen

Nachfolgende Kosten sind reale Durchschnittswerte hunderter Besetzungen durch FEL GmbH als RPO Partner seiner Mandanten im gesamten Bundesgebiet bis ins Jahr 2018. Dazu zählen internationale Konzerne mit einigen tausend Mitarbeitern, öffentliche Auftraggeber aber auch Kleinbetriebe mit einzelnen Einstellungen p.a..

Um die Aussagefähigkeit weiter zu steigern, teilen wir die Recruitingkosten den Bewerbungen bestimmten Berufsgruppen zu. Das hilft, um z.B. festzustellen, ob die durchnittlichen Kosten zur Besetzung einer Führungskraft oder eines Ingenieurs voneinander abweichen, und wenn, in welchem Maße.

1 Top-Management € 3.182,50
2 Ingenieure € 2.854,02
3 Fachkräfte und Techniker € 2.597,22
4 IT-Fachkräfte inkl. Berater € 2.513,62
5 Führungskräfte und Katalogberufe € 2.255,02
6 Angestellte (Kaufm., Sonstige) € 2.096,60

Anmerkung: Bei einem höheren Einstellungsaufkommen (>100 MA p.a.) reduzieren sich die Kosten je Einstellung in den Einzelbereichen z.T. erheblich.

Das Ergebnis mag eine Überraschung sein. Ein erster Anhaltspunkt für ein Benchmarking ist es auf jeden Fall.
Unser Tipp lautet daher: Führen Sie einen Vergleich Ihrer Werte mit den vorstehenden Werten durch.

Benchmarking im Recruitment

Man nehme alle kosten- und qualitätsrelevante Aufwände für Recruitment des eigenen Unternehmens, ermittle die Anzahl der besetzten Stellen, teile sie den Berufsgruppen zu und multipliziere sie mit den Vergleichswerten.

Wenn Sie weitere Informationen zu Kosten im Recruitment, insbesondere für Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße wünschen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Wir liefern Ihnen immer transparente Informationen aus erster Hand!