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E-Mail vs. Formular-Bewerbung | Fakten

Sollten Unternehmen Bewerber*innen eine Bewerbungsmethode vorschreiben oder ihnen die Wahl lassen, wie sie sich bewerben?
Wie lauten die daraus folgenden Konsequenzen?

Bewerbungsmethoden sind im Wandel, seit es Bewerbungen gibt. War früher das Gepräch mit persönlicher Vorstellung obligatorisch, folgte bald die formale, schriftliche Bewerbung per Post als das von Bewerbern und Unternehmen gleichermaßen praktizierte Verfahren.

Die Bewerbung per Post wurde weitgehend durch die E-Mail-Bewerbung abgelöst. Mit der Verbreitung von Karriere-Webseiten und Bewerbungsmanagementsytemen setzen Unternehmen verstärkt auf die Methode Online-Formular-Bewerbung.

Ergänzend bieten einige Unternehmen für bestimmte, stark nachgefragten Zielgruppen zusätzliche Methoden wie WhatsApp-Bewerbung (Handwerk, Aushilfskräfte, ...), Postkartenbewerbung (Pflegeberufe, ...) oder andere an.

Bewerbungsverfahren | Präferenzen für Bewerber und Unternehmen

Bewerber und Unternehmen bevorzugen aus ihrer jeweiligen Sicht Verfahren, die einfach sind und den Aufwand in Grenzen halten, sofern das Ergebnis den Ansprüchen genügt. Soweit die Gemeinsamkeiten.

Die Sichtweisen trennen sich, wenn man den Aufwand für das Verfahren betrachtet!

Ein Bewerbungsverfahren per E-Mail ist aus Bewerbersicht beliebt und wenig aufwändig, weil zusätzliche Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, ...) einfach angehängt werden können.
Ein Online-Formular auszufüllen ist vergleichsweise aufwändiger, weil kein Bewerbungsformular dem anderen gleicht und mache Unternehmen Bewerber zum Ausfüllen einer Vielzahl von Feldern mit detaillierten Angaben zwingen, die Zeit kosten.
Aus Bewerbersicht sind Angebote für eine erste Kontaktaufnahme via WhatsApp, SocialMedia oder eine Bewerberhotline, an die man erste Fragen richten kann, sehr hilfreich und werden gerne in Anspruch genommen.

Aus Firmensicht ist eine strukturierte Verarbeitung ideal. Personaler*innen müssen Daten der Bewerber standardisieren, um eine weitere Verarbeitung zuzulassen. Zeitsparend sind in das System per Online-Bewerbungsformular eingehende Bewerbungen, bei der Bewerber*innen die Felder selber ausgefüllen. Eine Quittierung des Bewerbungseingangs sowie die Akzeptanz der Datenschutzvereinbarung erfolgt durch das System.
E-Mail-Bewerbungen, schriftliche Bewerbungen und alle anderen Bewerbungsarten erfordern viel mehr Bearbeitungszeit, um sie in einem System datenschutzgerecht aufzunehmen und den Entscheidern vorzulegen. Das erklärt, warum viele Unternehmen auf die Online-Formularbewerbung verweisen und alle anderen Bewerbungswege kategorisch ausschließen.

Fragen

  • Wie bewerben sich Bewerber*innen, wenn ihnen die Methode zur Bewerbung frei gestellt ist?
  • Verlieren Unternehmen Bewerber*innen, wenn sie nur Formular-Bewerbungen zulassen?
  • Sollten Unternehmen kathegorisch Bewerbungsverfahren ausschließen, die "Mehrarbeit" bei der Bewerbungsannahme verursachen?

Fakten

In einer Langzeitbetrachtung wurden zahlreiche Bewerbungsprojekte analysiert und ausgewertet, wie sich Bewerber*innen bewerben, wenn sie die Wahl haben.

Der große Blick (Stichprobe >50.000 Bewerbungen):
Über alle Branchen und unterschiedliche Unternehmensgrößen hinweg gingen bei uns 60% aller Bewerbungen per E-Mail ein. Der Rest verteilte sich auf Formular-, per Post eingehende, Postkarten- und Bewerbungen per Social Media incl. XING, Facebook etc.
Daraus ergaben sich nach Abschluss der Bewerbungsverfahren 59% aller Einstellungen.

Fallbeispiel (Stichprobe 1.300 Bewerbungen):
Ein mittelständisches IT-Softwareunternehmen hatte mittels intelligenten Stellenausschreibungen auf ihrer Karrierewebseite verschiedenen Bewerbungsarten angeboten. Dazu gehörten Formular-Bewerbung, E-Mail-Bewerbung und Bewerbung via XING. Im Jahr 2019 gingen 54% aller Bewerbungen per E-Mail ein. Daraus resultierten 44% der Einstellungen im gleichen Zeitraum.
46% der eingestellten Bewerber hatten sich im gleichen Zeitraum per Formuar beworben, von denen 54% nach der Auswahl eine Anstellung erhielten. Das bedeutet, dass die über Formular eigegangenen Bewerber qualitativ besser waren als die E-Mail-Bewerber mit höher Absagequote.

Konsequenzen

  • Aktuell bevorzugt die Mehrheit der Bewerber eine E-Mail Bewerbungsverfahren.
  • Die Qualität der Bewerber per E-Mail hält nicht ganz mit den Formular-Bewerbern mit.
  • Die Reduktion der Methoden zur Bewerbung auf z.B. Formular-Bewerbung birgt ein grundsätzliches Risiko, weniger Bewerber zu gewinnen.

Quintessenz

Es ist klar, dass unterschiedliche Bewerbungs-Methoden unterschiedlich hohe Bearbeitungsaufwände nach sich ziehen. Je nach Marktsituation des eigenen Unternehmens und des Employer Brands sollten sich Unternehmen überlegen, ob sie es sich leisten können und wollen, auf Bewerbungen zu verzichten, die nicht die Präferenzen von Bewerbern treffen.

Man kann es auch als eine Form der Wertschätzung betrachten, methodisch unterschiedliche Verfahren zur Bewerbung anzubieten. Insofern transportiert das Anbieten diverser Methoden zur Bewerbung die Vermittlung positiver Werte einer Unternehmenskultur, was bei einigen Bewerbern gut ankommt.

Wenn Ihr Unternehmen die Resourcen zur Bearbeitung aufwändigerer Bewerbungsmethoden im eigenen Haus nicht hat und nicht auf Bewerber verzichten will, gewinnen sie mit FEL GmbH einen RPO-Partner, der die Bearbeitung jeder Bewerbungsmethode zeitnah, wertschätzend und DS-GVO konform sicherstellt.

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Wenn Sie mehr über  Herausforderungen des Personalrecruitments erfahren wollen oder andere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne. Wir informieren Sie stets transparent aus erster Hand.

Bild von Christina Morillo auf Pexels.com