Schnell-Kontakt

Digitaler Wandel in der Verwaltung - Smart City Recruiting

Was bedeutet der digitale Wandel für das Recruitment in der Verwaltung, bei öffentlichen Auftraggebern und vergleichbaren Organisationen?

Wie können Kommunen bei der Personalsuche nach Fachkräften und Auszubildenden moderner und leistungsfähiger werden? Welche Chancen bietet die Digitalisierung Behörden, um bei der Mitarbeitersuche mit der Privatwirtschaft aufzuschließen?

Der digitale Wandel betrifft alle Bereiche in Verwaltungen, so auch das Recruitment!

Schlagworte wie Skalierung, BigData, KI, SEO, Bots, JobCrawler, SocialMediaSpreader und  GoogleforJobs hat jeder schon einmal gehört. Dahinter stehen Techniken und Werkzeuge, die für das Recruitment wichtige Beiträge leisten können, vorausgesetzt, man kennt sie, hat Zugriff darauf (Lizenzen) und kann sie anwenden.

Zum Recruitment gehören Personalmarketing, das Stellenmarketing, die Kommunikation mit Bewerbern und Interessenten sowie die Auswahl der geeigneten Kandidaten mittels Auswahlverfahren und Eignungstests.

Wer diese Themen näher betrachtet, erkennt, dass darin Expertise in ganz unterschiedlichen Fachgebieten notwendig ist und darin jeweils auch fundierte IT-Kenntnisse benötigt werden.
 
Aufgabenbereich im Recruiting
Anforderungsprofil  IT-Bedarf
Personal-Marketing Kreative  **
Stellenmarketing IT-Spezialisten  *****
Active Sourcing Angelernte  *****
Events (Karrieremessen, …) alle Berufsgruppen  *
Sachbearbeitung
Korrespondenz via E-Mail, schriftlich und Hotline
Verwaltungsfachwirte  ****
Diagnostik, Auswahl Psychologen  ***
Statistik Mathematiker, ITler  *****
Projektmanagement BWLer, …  ****
Onboarding, Vertragswesen Juristen  **

 

Diese Anforderungen zu erfüllen erfordert Teams von Spezialisten, die sich auf ihr jeweiliges Thema konzentrieren um das Gesamtziel – erfolgreiche und nachhaltige Stellenbesetzungen - sicherzustellen. Doch welches Personalamt oder aktuell mit dem Recruitment beauftragten Personen in der Vewaltung können auf ein solches Know-How, freie Kapazitäten und ein dafür notwendiges Technik-Portfolio zugreifen?

Ist-Zustand

Aktuell betreut ein Personaler m|w|d alle Personalangelegenheiten des jeweiligen Amtes, so auch das Recruitment. Recruiting wird nebenbei erledigt, für ein oder mehrere Ämter oder Verwaltungsbereiche. Er ist Berater der Amts- oder Referatsleiter und für die meisten der o.a. Aufgabenbereiche operativ eingebunden und verantwortlich. Er muss Aufgaben erledigen und Entscheidungen treffen, für die ein jeweils völlig unterschiedliches fachliches Know-how entscheidend ist.

Doch woher soll er das haben?

Bereichsqualifizierung, begrenzte zeitliche und technische Ressourcen, hohe Erwartungen der Vorgesetzten oder Bedarfsträger sowie die Komplexität der Aufgaben führen zu extremen Belastungen. Das mündet zu häufig in schwindenden Erfolgen, in Druck und in Unzufriedenheit. Auch die technischen Möglichkeiten sind begrenzt. Bewerber müssen sich oft schriftlich bewerben, weil Formular- oder E-Mail Bewerbungen nicht bearbeitet werden können.

Jedes Amt, jeder städtische Betrieb und jede Einrichtung haben die gleichen Probleme. Sie können die Erwartungen schwer erfüllen und müssen damit leben, Stellen nicht zu besetzen.

Konsequenz - Lösungsansatz

Wie wäre es,

  • wenn sich der mit der Aufgabe Recruiting zuständige Personaler operativer Recruitingaufgaben weitgehend entledigt und sich als „HR Projektmanager“ neu definiert?
  • wenn er ein Team koordiniert, das in den jeweiligen Bereichen kompetent handelt und notwendige zeitliche Kapazitäten bereitstellt?
  • wenn er sich mit anderen Betroffenen in anderen Ämtern, angeschlossenen Betrieben, Kommunen, Gemeinden etc. austauscht und die IT-Plattform mit ihnen teilt?
  • wenn jede einzelne Personalsuche in einen gemeinsamen Talentpool münden würde, auf dem alle Beteiligten je nach Bedarf zugreifen könnten?
  • wenn vorselektierte Kandidaten in Online-Eigungstests gecheckt werden und die Ergebnisse in personalisierte Fragenkataloge einfließen, die für Vorstellungsgespräche herangezogen werden können?

Skalierungeffekte, begründet auf Synergien durch Spezialisierung und hohe Fallzahlen, führen nachweislich zu Besetzungserfolgen. Es können mehr offene Stellen besetzt werden, viel schneller als bisher. Schließlich steigt auch noch die Qualität der Besetzung durch bessere Kandidaten.

Müssen dafür „Spezialisten“ neu eingestellt werden?

Das ist nicht notwendig. Ein interdisziplinäres, eingespieltes und mit neuster Technik ausgestattetes externes RPO-Team übernimmt schnell und kompetent Teilbereiche oder den Gesamtprozess. Sämtliches Know-how bringt das RPO-Team mit; es kann sofort starten.

Der Personaler ist ab sofort der „HR Projektmanager“ und besetzt die Schnittstelle nach innen (Referat, Amt, Behörde) und außen (RPO-Team). Seine persönliche Leistung und der Besetzungserfolg steigen deutlich mit dem extern an der Seite stehendem RPO-Team. Die individuelle Belastung durch Überforderung entfällt.

Sinkender Einstellungsbedarf – Was passiert dann?

Kein Problem! Die Bereitstellung der Ressourcen durch ein externes RPO-Team ist in jede Richtung schnell anpassbar. Bei Nicht-Inanspruchnahme der Leistungen sinken die Kosten auf ein Minimum. Das ist viel flexibler als bei einer notwendigen Reduzierung der Stammbelegschaft im Falle politischer Veränderungen.

Vorschlag

Jede Dienststelle, jedes Amt und jede Kommune kann im Rahmen der Smart City (Digitale Verwaltung) mit diesem Thema auf ihre Führungsebene(n) zugehen und dem Bedarf Gehör verschaffen.


Fragen dazu beantworten wir gerne. Senden Sie uns dazu einfach ein Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Wir koordinieren für Sie auf Wunsch den Austausch mit anderen Behörden und Dienststellen im Smart City Kontext.

Bildquelle: © Rainer Sturm / pixelio.de